定期的に特定のWebサイトからRPAで情報を取得し、書類発行とSlack通知を行うワークフローを自動化する

■概要

定期的なWebサイトからの情報収集と、それに基づく書類作成、そして関係者への通知といった一連の作業に、手間や時間を取られていませんか？
手作業では、どうしても入力ミスや確認漏れが発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでRPAがWebサイトから情報を自動取得し、その情報を用いてGoogle スプレッドシートで書類を発行、さらにSlackへ通知するまでの一連の流れを自動化し、これらの課題を解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的に特定のWebサイトから情報を手動で収集し、業務に活用している方
• 収集した情報をもとに書類を作成し、Slackで関係者に共有する作業を頻繁に行う方
• RPAやワークフローの自動化によって、定型業務の効率を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• スケジュール設定に基づき情報収集から書類発行、通知までを自動化するため、手作業で行っていた時間を他の業務に充てることができます。
• 人の手を介さないため、情報取得時の転記ミスや書類作成時の入力漏れといったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google スプレッドシートとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションで、ワークフローを開始する日時や繰り返し頻度を設定します。
3. 次に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、定期的に情報を取得したいWebサイトと、取得する情報の内容を指定します。
4. 続けて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、RPA機能で取得した情報を用いて、あらかじめ用意した雛形から書類を自動で作成します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成された書類を指定したチャンネルやメンバーに自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーでは、このワークフローを実行したい任意の日時や繰り返し間隔（毎日、毎週、毎月など）を設定してください。
• RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、情報を取得したい具体的なWebサイトのURLや、取得したい情報の範囲、操作の手順などを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションでは、書類作成に使用する雛形となるGoogle スプレッドシートのファイル、発行後の書類の保存先フォルダ、そしてRPAで取得した情報を書類内のどこに反映させるかといったマッピングを任意で設定してください。
• Slackの「ファイルを送る」アクションでは、発行した書類を送付するSlackのチャンネルIDまたはメンバーID、そして通知時のメッセージ内容などを任意で設定してください。

■注意事項

• Google スプレッドシート、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。