■概要
定期的なWebサイトからの情報収集、その情報に基づく書類作成、そしてGoogleカレンダーへの予定登録といった一連の作業は、手作業で行うと時間もかかり、ミスも発生しやすいのではないでしょうか？
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてRPAがWebサイトから情報を自動取得し、その情報を用いてGoogle スプレッドシートで書類を発行、さらにGoogleカレンダーへ予定を自動で作成することが可能になり、これらの業務課題を効率的に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的なWebサイトからの情報収集と書類作成に手間を感じている方
- RPAを活用した情報取得とGoogleカレンダーへの予定登録を自動化したい方
- 手作業による情報転記ミスをなくし、業務の正確性を向上させたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュール設定に基づき情報取得から書類発行、予定作成まで自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
- システムが自動で処理を行うことで、情報入力の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGoogleカレンダーをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで、RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、情報を取得したいWebサイトの操作を記録します。
- 次に、オペレーションで、Google スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、取得した情報に基づいて書類を作成します。
- 最後に、オペレーションで、Googleカレンダーの「予定を作成」アクションを設定し、作成された書類や取得情報に関連する予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動させたい任意の日時や繰り返し周期を設定してください。
- RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションでは、実際に情報を取得したいWebサイトのURLや、ブラウザ上で自動実行させたい操作内容（クリック、入力など）を具体的に設定してください。
- Google スプレッドシートで書類を発行するアクションでは、書類の雛形となるファイルや発行後の書類を保存するフォルダ、そして動的に変更したい箇所（日付や金額など）の文字列を任意で設定してください。
- Googleカレンダーで予定を作成するアクションでは、予定を登録するカレンダーのID、予定のタイトル、開始日時、終了日時などを、取得した情報や書類の内容に合わせて任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GoogleカレンダーのそれぞれとYoomを連携してください。
- ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。
- ブラウザを操作するオペレーションの設定方法は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691 - ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
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