■概要
Jootoでタスクを管理しているものの、期日を別途Googleカレンダーに登録し、さらにチームにMicrosoft Teamsで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか？特に複数のタスクを扱う場合、入力漏れや通知忘れといったミスも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、Jootoでタスクが作成されると、自動でGoogleカレンダーに予定が登録され、Microsoft Teamsに必要な情報が通知されるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jootoでタスク管理を行い、Googleカレンダーへの登録やMicrosoft Teamsでの通知を手作業で行っている方
- タスクの期日管理の正確性を高め、チーム内での情報共有を円滑にしたいと考えている方
- 複数のツール間での情報連携に課題を感じ、業務の効率化を目指しているプロジェクト管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Jootoへのタスク登録をトリガーに、Googleカレンダーへの予定作成とMicrosoft Teamsへの通知が自動化されるため、手作業による情報入力の時間を短縮できます。
- 手作業によるカレンダーへの登録ミスや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、タスク管理の確実性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jooto、Googleカレンダー、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJootoを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでデータ変換機能を選択し、「日付・日時形式の変換」アクションを設定し、Jootoから取得した期日情報をGoogleカレンダーに適した形式に変換します。
- 次に、オペレーションでGoogleカレンダーを選択し、「GoogleMeetなしの予定を作成（終日）」アクションを設定し、変換した日付で予定を作成します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチャネルにタスク情報を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jootoのトリガー設定では、自動化の対象としたいプロジェクトを任意で指定することが可能です。
- データ変換機能の日付・日時形式の変換オペレーションでは、変換対象にJootoから取得した期日などの情報や固定値を設定でき、任意の形式に日付や日時を変換することが可能です。
- Googleカレンダーに予定を作成するオペレーションでは、予定のタイトルや説明などに、前段階のJootoから取得したタスク名や詳細といった情報を変数として設定でき、また固定値を入力することも可能です。
- Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知先のチャネルを任意に設定でき、かつメッセージ本文には固定のテキストを入力したり、Jootoで作成されたタスクの内容やGoogleカレンダーに登録された予定の情報などを変数として埋め込んだりといったカスタムが可能です。
■注意事項
- Jooto、Googleカレンダー、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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