Outlookで受信した内容でClickUpにタスクを作成し、タスクにファイルを添付する

■概要

Outlookで受信したメールの内容を元にClickUpへ手動でタスクを作成し、さらにファイルを添付する作業は、時間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookでのメール受信をきっかけにClickUpへのタスク作成とファイル添付までの一連の流れを自動化でき、これらの課題を解消し、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• OutlookとClickUpを利用し、メールからのタスク作成を手作業で行っている方
• メールに添付されたファイルをClickUpのタスクへ手動で紐づけている方
• 日々の定型業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookのメール受信からClickUpのタスク作成、ファイル添付までが自動化され、手作業にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報転記のミスや、ファイルの添付漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぐことに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとClickUpをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、特定の件名を持つメールを受信した際にフローが起動するようにします。
3. 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、特定の条件に合致する場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、受信メールに添付されているファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、「テキストからデータを抽出する」アクションで、メール本文からタスク作成に必要な情報を抽出します。
6. その後、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報や固定値を元にタスクを作成します。
7. 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクにファイルを添付」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを該当タスクに添付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のコマンドオペレーションでは、特定の送信者やキーワードを含むメールのみを処理対象とするなど、後続フローを進行させる条件を任意に設定することが可能です。
• AI機能の「テキストからデータを抽出する」では、受信したメールの本文から、タスク名、担当者、期日など、具体的にどのような内容を抽出するかを細かく設定できます。
• ClickUpの「タスクを作成」アクションでは、タスク名や説明欄に固定のテキストだけでなく、Outlookのメール件名や本文からAI機能で抽出したデータを動的な値として埋め込むなどのカスタムが可能です。
  

■注意事項

• Outlook、ClickUpのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。