Asanaで新しいタスクが追加されたら承認依頼を送信して、承認後にGoogle スプレッドシートに追加する

■概要

Asanaでタスクを管理しているものの、新しいタスクが追加されるたびに手動で承認依頼を送り、承認後にGoogle スプレッドシートへ情報を転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
また、これらの手作業はヒューマンエラーの原因となる可能性もあります。
このワークフローを活用すれば、Asanaで新しいタスクが追加されたことをトリガーに、承認依頼を自動で送信します。
さらに、承認が得られたタスク情報をGoogle スプレッドシートへ自動的に追加するため、業務の効率化に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Asanaでのタスク追加後の承認プロセスと、Google スプレッドシートへの情報転記に手間を感じている方
• タスクの承認状況や結果をGoogle スプレッドシートで一元管理し、作業の抜け漏れを防ぎたいチームリーダーの方
• 手作業による情報入力ミスを減らし、業務の正確性を向上させたいと考えているプロジェクトご担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Asanaへのタスク追加から承認依頼の送信、そして承認後のGoogle スプレッドシートへの記録までの一連の流れを自動化するため、手作業にかかっていた時間を他の業務に充てることができます。
• 承認依頼の送信忘れや、Google スプレッドシートへの転記ミスといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務プロセスの信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、AsanaとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. トリガーでAsanaの「特定のプロジェクトに新しいタスクが追加されたら」を設定することで、指定したプロジェクトにタスクが追加されるとフローが起動するようにします。
3. 次に、「承認を依頼する」アクションを設定し、追加されたタスクに対する承認プロセスを自動化します。
4. 最後に、Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、承認されたタスクに関する情報を指定のスプレッドシートに自動で追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「承認を依頼する」では、承認者や承認依頼のメッセージ内容、承認後の通知先などを、実際の業務フローに合わせて細かく設定可能です。
• 「レコードを追加する」では、前段のオペレーションで取得した様々な情報を変数として活用し、スプレッドシートのどの列にどの情報を記録するかを自由にカスタマイズできます。

■注意事項

• Asana、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。