■概要
kintoneに新しいレコードが登録されるたびに、関連ファイルをGoogle Driveへ手動でアップロードする作業は、手間がかかり、時には入力ミスも発生しがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、kintoneへのレコード追加をトリガーとして、関連ファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされるため、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneとGoogle Drive間で頻繁にファイル連携を行っている担当者の方
- 手作業によるファイルアップロードでの、時間ロスやヒューマンエラーを削減したい方
- kintoneのデータと関連ファイルをGoogle Driveで一元管理し、業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneにレコードが登録されると、関連ファイルが自動でGoogle Driveにアップロードされるため、手作業の時間を短縮できます。
- 手動でのファイル操作が不要になることで、アップロード忘れやファイル間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが登録されたら（Webhook起動）」アクションを設定します。これにより、kintoneに新しいレコードが登録されるとフローが起動します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードを取得する」アクションを設定し、登録されたレコードの詳細情報を取得します。
- 次に、kintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションを設定し、取得したレコードに添付されているファイルのキー情報を取得します。
- さらに、kintoneの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルキーを元にkintoneからファイルをダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定のフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」アクションでは、アップロード先のフォルダIDやファイル名を固定値で指定したり、kintoneから取得したレコード情報（例えば、顧客名や案件名など）を動的な値としてファイル名や保存先フォルダ名に含めるように設定することが可能です。これにより、より柔軟なファイル管理が実現できます。
■注意事項
- kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
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