Googleフォームの内容をAIで翻訳してOutlookで通知する

■概要

海外からの問い合わせやアンケートへの対応で、Googleフォームで受け取った内容の翻訳とその結果を担当者にOutlookで通知する作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーにAIが自動で内容を翻訳し、指定した宛先にOutlookで通知するため、多言語コミュニケーションにおける課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した外国語の回答を、迅速かつ正確に把握したいと考えている方
• 手作業での翻訳とOutlookへの通知連絡に、多くの時間を費やしている業務担当者の方
• 多言語対応業務の効率化を進め、コミュニケーションの迅速化を目指しているチームの方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームに回答が送信されると、AIが内容を自動翻訳しOutlookで通知するため、翻訳や通知作成といった手作業の時間を短縮することができます。
• 手作業による翻訳ミスやコピペミス、通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、より正確で迅速な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「翻訳する」アクションを設定し、Googleフォームの回答内容を翻訳するように指定します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、翻訳された内容を指定した宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の翻訳オペレーションでは、翻訳先の言語や、翻訳したいGoogleフォームの具体的な項目を任意で設定してください。
• Outlookでメールを送るオペレーションでは、通知先のメールアドレス、メールの件名、そして本文の内容を、実際の業務に合わせて設定してください。

■注意事項

• Google フォームとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133