Googleフォームでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成してOutlookでメールを送信する

■概要

Googleフォームからのお問い合わせ対応に追われ、迅速かつ適切な返信メールの作成に手間を感じていませんか。特に、AIを活用して顧客対応の質を高めたいけれど、具体的な連携方法がわからずお困りかもしれません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの新規回答をきっかけに、AI機能が自動でメール文章を生成し、Outlook経由で送信するため、手作業による対応の非効率を解消し、スムーズな顧客コミュニケーションを実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームでお問い合わせを受け付け、迅速な一次対応を目指す担当者の方
• AIを活用して顧客対応メールの作成を自動化し、Outlookでの送信業務を効率化したい方
• 手作業によるメール作成・送信の時間を削減し、他のコア業務へ注力したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答受信からOutlookでのメール送信までの一連の流れを自動化し、お問い合わせ対応にかかる作業時間を削減します。
• AI機能による文章生成とシステムによる自動送信により、手作業で起こりうるメール作成時の誤字脱字や送信漏れといったヒューマンエラーを防止します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、フォームからの新しい回答を検知できるようにします。
3. 続けて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、Googleフォームで受け付けたお問い合わせ内容に基づいた返信メールの文章案を作成します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、AI機能が生成した文章を本文として、お問い合わせいただいた方へメールを自動送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」オペレーションでは、どのような顧客対応の文章を作成するか、具体的な指示（プロンプト）を詳細に設定することで、より状況や目的に適したメール本文を生成することが可能です。
• Outlookの「メールを送る」オペレーションでは、送信先のメールアドレスを指定するだけでなく、メールの件名や本文に固定のテキスト（署名など）を追加したり、Googleフォームで取得したお問い合わせ内容やAI機能が生成したテキストを動的な値として文中に埋め込むなど、柔軟なカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133