■概要
アンケートの集計は完了したものの、その結果を一つ一つ確認し、要点をまとめて関係者に共有するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、定期的に実施するアンケートであれば、その都度AIツールにデータを渡し、要約結果をメールで通知する作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用することで、Google スプレッドシートに集まったアンケート結果をAI機能が定期的に要約し、Gmailで自動通知する仕組みを構築でき、こうした手作業による課題の解消に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的なアンケート集計、AI要約、メール通知に多くの時間を費やしている方
- Google スプレッドシート、AI機能、Gmail間の手作業連携に課題を感じている方
- アンケート結果共有の効率化で、迅速な意思決定を目指すチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートのアンケート結果がAI機能によって自動で要約されGmailで通知されるため、これまで手作業で行っていた集計や報告作成の時間を短縮することに貢献します。
- 手作業によるデータの確認漏れやメール作成時の宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクが軽減され、より正確な情報共有が実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、「スケジュールトリガー」アクションで定期実行のスケジュール（例：毎週月曜日の午前9時）を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションでアンケート結果が保存されているシートの情報を取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「要約する」アクションで取得したアンケート結果を要約します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションで要約結果を指定した宛先に送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能の「要約する」アクションでは、Google スプレッドシートから取得したレコード（アンケート結果）を、どのような観点や形式で要約するかを具体的に設定できます。
- Gmailの「メールを送る」アクションでは、通知先のメールアドレスはもちろん、メールの件名や本文も自由にカスタマイズできます。本文には、AI機能によって生成された要約結果を動的な値として組み込んだり、定型文を追加したりすることが可能です。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
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