フォームが送信されたら、AIが受付内容を抽出しGmailで通知する

■概要

フォームからの問い合わせや申し込みはビジネスチャンスに繋がる一方で、受付内容の確認や担当者への通知作業は手間がかかり、対応の遅れや漏れが生じることもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信された際にAIが自動で受付内容を解析・抽出し、その結果をGmailで通知できるため、手作業による負担を軽減し、迅速かつ正確な対応フローを構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームからの受付業務を手作業で行い、効率化を検討している担当者
• AIを活用してフォームの内容確認や重要情報の抽出を自動化したい方
• Gmailを利用し、フォーム受付情報を迅速に関係者へ共有し対応速度を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信から内容のAI抽出、Gmailでの通知まで一連の流れを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業による確認漏れや転記ミス、通知遅延といったヒューマンエラーのリスクを低減し、対応品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、マイアプリ連携画面にてGmailアカウントをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」フローが起動するように設定し、フォームの設問項目などを定義します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、フォームトリガーで受け取った受付内容から必要な情報を抽出するようAIに指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって抽出された情報を含んだメールを、指定した宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の設定では、フォームの受付内容から具体的にどの情報を抽出対象とするか、また抽出精度を高めるための指示内容（プロンプト）を自由にカスタマイズできます。
• Gmailでの通知アクションでは、通知先のメールアドレス（To, Cc, Bcc）を任意に設定できるだけでなく、メールの件名や本文に固定のテキストを入力したり、フォームの受付内容やAIが抽出した情報を変数として動的に埋め込んだりすることが可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。