フォームが送信されたら、AIで商標登録の出願書案を作成してGmailで通知する

■概要

商標登録の出願準備には専門的な知識と多くの時間が必要となる場合があり、手間を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。特に、必要な情報を収集し正確な書類を作成する作業は、手作業ではミスが発生しやすく、業務負荷を高める一因ともなり得ます。このワークフローを活用すれば、フォームへの入力情報を基にAIが商標登録の出願書案を自動で作成しGmail経由で担当者に通知するため、こうした課題の解決に繋がり、業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 商標登録の出願手続きにかかる時間と手間を削減したい法務・知財部門のご担当者の方
• AIを活用して、書類作成業務の精度向上と効率化を実現したいと考えている方
• フォーム送信から関係者への通知までの一連のプロセスを自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信を起点として、AIによる出願書案の作成からGmailでの通知までを自動化するため、手作業で行っていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 手作業による情報転記や書類作成時の記載漏れ、誤字脱字といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、商標登録に必要な情報を入力するフォームを作成します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームで受け取った情報に基づいて商標登録の出願書案を生成するようAIに指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIによって生成された出願書案を指定のメールアドレスに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、どのような出願書案を作成するか、具体的な指示（プロンプト）をユーザーのニーズに合わせて自由に設定することが可能です。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文の内容を任意で設定でき、フォームで入力された情報やAIが生成したテキストといった前段のオペレーションで取得したデータを、メール本文中に動的な値として埋め込むことも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。