Googleフォームで契約書を受け取ったら、AIでリーガルチェックしてMicrosoft Teamsに通知する

■概要

Googleフォームで契約書ファイルを受け取った後、内容の確認や関係部署への通知に手間を感じていませんか。
特に、契約書の内容をチェックし、その結果を迅速に共有したい場合、手作業では時間がかかります。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームでの契約書受領から、AIによる簡易的なリーガルチェックの一連の流れをシームレスに行います。
さらに、結果をMicrosoft Teamsへ自動通知できるので、業務負担の軽減に役立つでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで受け取った契約書の確認や通知作業を効率化したい方
• 契約書のリーガルチェックにAIを活用し、その結果をMicrosoft Teamsで迅速に共有したいと考えている方
• 手作業による契約関連業務でのヒューマンエラーを減らし、業務品質を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの契約書提出からAIによるチェック、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた時間を他のコア業務に充てることができます。
• 人の手を介さずに処理が進むため、契約内容の見落としや通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGoogleフォームの「フォームに回答が送信されたら」を選択し、フォームに新しい契約書が提出されるとフローが起動するよう設定します。
3. 次に、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォーム経由でアップロードされた契約書ファイルをYoom内にダウンロードします。
4. 続いて、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルからテキストデータを抽出します。
5. 次に、「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出したテキスト情報を基に、AIが契約内容に関する簡易的なチェックや要約を行います。
6. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIによるチェック結果や契約書に関する情報を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、特定の情報をより正確に抽出するための読み取り範囲や項目を指定するなど、任意でカスタムすることが可能です。
• 「テキストを生成する」では、AIに指示を出すプロンプトは、より具体的なチェックポイント（例：「不利な条項が含まれていないか確認してください」「契約金額が一定以上の場合にアラートを出してください」など）を含めることで、業務内容に合わせた柔軟なカスタマイズができます。
• Microsoft Teamsへの通知設定では、前段のステップで取得した値を変数としてメッセージに含めることで、状況に応じた具体的な情報を通知することが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。