Googleフォームで画像が送信されたら、画像認識してMicrosoft Teamsに自動通知する

■概要

Googleフォームで画像を受け取る業務において、その都度画像を確認し、内容を把握してMicrosoft Teamsへ通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に多くの画像が送信される場合、確認漏れや通知の遅れが発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの画像送信をトリガーに、Google Drive経由で画像を取得しOCR機能で文字情報を認識、その結果をMicrosoft Teamsへ自動で通知することが可能になり、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで収集した画像の内容を、迅速にMicrosoft Teamsで共有したいと考えている方
• 手作業による画像の確認や、Microsoft Teamsへの通知作業に時間的な制約を感じている方
• 画像内の情報を基にしたコミュニケーションを、よりスムーズに行いたいチームの担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの画像送信からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業に比べて対応時間を短縮することができます。
• OCR機能による自動的な文字情報の抽出と通知により、確認漏れや内容の誤認識といったヒューマンエラーの発生を抑えることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとGoogle Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームの回答から画像ファイルを取得します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした画像ファイルの情報を読み取ります。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った画像情報を含めて通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、通知の対象としたい任意のフォームIDを指定してください。
• OCR機能のオペレーションでは、画像ファイルから抽出したい項目を任意でカスタムすることが可能です。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知先のチームやチャネルを任意で設定できます。また、通知メッセージの本文には、固定のテキストだけでなく、OCR機能で取得した文字情報などを変数として埋め込むといったカスタムが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。