Gmailで受信した適性検査情報から、AIで適性を判断してMicrosoft Teamsに通知する

■概要

採用活動において、Gmailで受信する多数の適性検査結果の確認や関係者にMicrosoft Teamsで通知する作業は、手間がかかる上に重要な情報を見落とすリスクも伴うのではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定のメールを受信するだけで、AIが適性を判断します。
さらに、その結果をMicrosoft Teamsへ自動で通知できるため、採用プロセスの効率化を促進できるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信する適性検査の結果確認や通知に多くの時間を割いている方
• AIを活用して候補者の適性判断を効率化し、選考の質を高めたいと考えている方
• Microsoft Teamsを利用して、採用関連情報を迅速かつ確実に共有したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで適性検査結果メールを受信後、AIによる適性判断からMicrosoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業による情報確認や転記にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による確認漏れや通知ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、選考プロセスの公平性と正確性の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでGmailの「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」を選択し、適性検査結果メールの件名や本文に含まれるキーワードを指定します。
3. 次に、AI機能の「テキストを生成する」を設定し、受信したメール本文（適性検査結果）を基にAIが適性を判断するようプロンプトを記述します。
4. 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した適性判断結果を指定したチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• トリガーで設定する「特定のキーワード」は、実際に受信する適性検査メールの特性（例：「適性検査結果」「株式会社〇〇様」など）に合わせて具体的に設定してください。
• 「テキストを生成する」では、Gmailで受信したメールの情報をプロンプトに変数として埋め込むことで、応募者ごとにパーソナライズされた適性判断コメントを動的に生成できます。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、通知先のチャネルやチーム、メンションするメンバーを任意で設定できます。また、通知メッセージ本文も固定値だけでなく、AIの判断結果や応募者情報といった前段のステップで取得した値を変数として組み込むことが可能です。

■注意事項

• Gmail、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。