■概要
日々スクリプト開発や資料作成、そして関係者へのメール共有といった一連の作業を手動で行うのは、時間も手間もかかり、時にはミスも発生しがちではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をトリガーに、AIがスクリプトの自動生成を行います。
さらに、GoogleドキュメントでのPDF化、そしてGmail経由での自動送付までの流れをシームレスで実行できるため、これらの課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォーム回答後のスクリプト開発や書類作成、メール送付を手作業で行っている方
- 開発プロセスにおける定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方
- AIを活用した業務効率化に関心があり、具体的な実現方法を模索している方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム回答からメール送付までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減できます。
- 手作業によるスクリプトの記述ミスや、PDF化、メール送付時の宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleドキュメントとGmailをYoomと連携します。
- フォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、AIを活用した「テキストを生成する」アクションを設定し、フォームの回答内容に基づいてスクリプトを生成します。
- 続いて、Googleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、生成されたスクリプトを基にPDF書類を作成します。
- 最後に、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、作成されたPDFファイルを指定した宛先に自動で送付します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AIによるテキスト生成オペレーションでは、フォームで取得した情報を変数として埋め込むことで、動的なスクリプトやメッセージを作成できます。
- Googleドキュメントで書類を発行する際には、事前に運用に合わせた雛形書類を作成し、Yoomに登録しておく必要があります。
- Gmailでのメール送付オペレーションでは、通知先のメールアドレスを任意で設定できるほか、メールの件名や本文に固定値を設定したり、前段のステップで取得した値を変数として埋め込んだりすることが可能です。
■注意事項
- GmailとGoogleドキュメントをYoomと連携してください。
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