フォームでスキャンしたPDFが送信されたら、文字起こししてGmailで通知する

■概要

フォームを通じてPDFファイルを受け取る業務で、その都度内容を確認し、関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特にスキャンされたPDFの場合、手作業での文字起こしや転記が必要となり、時間もかかりミスも発生しがちです。このワークフローを活用すれば、フォームで受信したPDFの内容を自動で文字起こしし、Gmailで指定した宛先に通知できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受信するスキャンPDFの内容確認や通知作業に手間を感じている方
• 手作業での文字起こしによる時間的ロスや入力ミスを減らしたいと考えている方
• 定型的なPDF処理と通知業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信されたPDFの内容が自動で文字起こしされ通知されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による文字起こしの手間や、それに伴う転記ミス、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、PDFファイルを受け取るためのファイルアップロード項目をフォーム内に用意します。
3. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、トリガーで受け取ったPDFファイルを指定します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを含めた通知メールを指定したメールアドレスに送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」オペレーションでは、PDFファイル内のどの部分から、どのような情報を抽出するかを詳細に設定することが可能です。
• Gmailの「メールを送る」オペレーションでは、通知メールの送信先メールアドレス（To, Cc, Bcc）や件名、本文内容を任意で設定できます。本文には固定のテキストだけでなく、前のオペレーション（OCR機能など）で取得した動的なデータを差し込んでカスタマイズすることも可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。