OutlookでスキャンしたPDFを受信したら、文字起こしして担当者に通知する

■概要

Outlookで受信するスキャンされたPDFの内容確認や、その後の担当者への情報共有に手間を感じていませんか？特に手作業での文字起こしや通知は、時間がかかる上にミスも発生しやすいため、業務効率の低下を招くことがあります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFを自動でOCR処理し、その内容を担当者へ通知する一連の流れを自動化でき、これらの課題をスムーズに解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受信するPDFの内容確認と担当者への通知作業に追われている方
• 手作業による文字起こしや情報伝達のミスを減らし、業務品質を向上させたいチームの方
• 定型的ながら重要な情報共有プロセスを自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からPDFの文字起こし、担当者への通知までを自動化することで、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務へ注力できます。
• 手作業による情報の転記ミスや、担当者への通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、対象となるメールの条件を指定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
4. 続いて、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、PDFファイルを取得します。
5. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストデータを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、抽出したテキストデータを含めて、指定した担当者へメールで通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定の件名だけでなく、送信者や本文の内容など、様々な条件でフローを起動するように設定変更が可能です。
• 分岐機能では、PDFファイルが添付されているかどうかの条件だけでなく、ファイル名やサイズなど、より詳細な条件を設定してフローの実行を制御できます。
• OCR機能で「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定する際、読み取りたい言語や、特定の領域のみを抽出するなど、詳細な設定が可能です。
• Outlookで「メールを送る」アクションを設定する際に、通知先のメールアドレスや件名、本文の内容を任意で設定でき、OCRで抽出したテキストデータなどを本文に動的に埋め込むことができます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 「分岐する」オペレーションはミニプラン異常、OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。