Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿されたらジョブカン経費精算・ワークフローに取引先を登録する

■概要

Microsoft Teamsでの情報共有は迅速で便利ですが、共有された情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で取引先情報を登録する際、手間や入力ミスが発生することはありませんか。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsで特定条件のメッセージが投稿された場合に、ジョブカン経費精算・ワークフローへ取引先情報を自動で登録できます。
課題を解消に導き、業務の正確性と効率性の向上も期待できるでしょう。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの情報を基にジョブカン経費精算・ワークフローへ手作業で取引先登録をしている方
• 取引先情報の転記作業における入力ミスや漏れを減らし、データ精度を向上させたいと考えている方
• Microsoft Teamsとジョブカン経費精算・ワークフロー間の情報連携を自動化し、業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーとして、ジョブカン経費精算・ワークフローへの取引先登録が自動化されるため、これまで手作業で行っていた登録業務の時間を削減できます。
• 手作業による取引先情報の入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、データの正確性向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft Teamsおよびジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
2. トリガーでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを選択します。これにより、指定したチャネルに新しいメッセージが投稿されるとフローが起動します。
3. 次に、「分岐する」アクションでメッセージの内容などに基づいて処理を分岐させます。例えば、特定のキーワードが含まれるメッセージのみを対象とすることが可能です。
4. 続いて、AI機能「テキストからデータを抽出する」アクションで、Microsoft Teamsのメッセージ本文から取引先名や連絡先などの必要な情報を抽出します。
5. 最後に、ジョブカン経費精算・ワークフローの「取引先を登録」アクションを選択し、AI機能によって抽出された情報を基に新しい取引先を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能の設定では、どのような条件で後続の処理を分岐させるか、運用状況に応じて任意に設定・追加することが可能です。
• AI機能でテキストからデータを抽出する際には、抽出対象とするテキストに対して固定の指示文を入力したり、フロー内の前段のアクションで取得した他の情報を変数として埋め込んだりするなど、柔軟なカスタムが可能です。

■注意事項

• ジョブカン経費精算・ワークフローとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。