■概要

Zoho Mailに届く大量のメール、特に長文の問い合わせなどを一つひとつ確認し、担当者へ共有する作業は手間がかかるものではないでしょうか。このワークフローは、Zoho MailとChatGPTを連携させることで、特定のメールを受信した際にその内容をChatGPTが自動で要約し、担当者へ転送するプロセスを自動化します。手作業による確認や転送の手間を省き、迅速な情報共有を実現することで、より重要な業務に集中できるよう支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Zoho Mailを日常的に利用し、受信メールの処理や共有に時間を要している方
• ChatGPTを連携させて、Zoho Mailでのメール対応業務を効率化したい方
• 問い合わせ対応の一次返信や担当者への情報共有を迅速に行いたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailで受信したメールをChatGPTが自動で要約し転送するため、内容の確認や共有にかかる時間を短縮できます
• 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、担当者への迅速で正確な情報伝達を可能にします

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailとChatGPTをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定し、件名や本文に含まれるキーワードを指定することで、特定のメールのみを自動化の対象にします
3. 次に、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定します。プロンプトにトリガーで取得したメール本文を埋め込み、要約を生成するよう指示します
4. 最後に、オペレーションで再度Zoho Mailを選択し、「メールを送信」アクションを設定します。宛先を担当者に設定し、本文にChatGPTが生成した要約内容を含めて転送するように設定します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailの「メールを送信」アクションでは、転送先のメールアドレスを任意で設定できます。担当者のアドレスを直接指定したり、CcやBccに管理者を追加したりすることも可能です
• 転送メールの本文は、自由にカスタマイズができます。ChatGPTで生成した要約結果だけでなく、「【要対応】新規問い合わせ」のような固定の件名や、元のメールの差出人情報などを変数として埋め込み、より分かりやすい形で情報を共有できます

■注意事項

• Zoho Mail、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
• ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
  https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
• ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。