■概要
Zoho Mailで受信した重要なメールを、メインで利用しているOutlookでも確認したいけれど、手動での転送やアプリの切り替えに手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、Zoho Mailで特定のメールを受信した際に、自動でOutlookへ通知を送ることが可能です。Zoho MailとOutlookをスムーズに連携させ、メールの見落とし防止や確認作業の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Zoho MailとOutlookを併用しており、メール確認の二度手間を解消したいと考えている方
- 顧客からの問い合わせなど、特定の重要メールを見落とさず迅速に対応したいと考えている方
- 手作業によるメールの確認漏れや転送忘れといったヒューマンエラーをなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Zoho Mailで受信した特定のメール情報がOutlookに自動で通知されるため、これまで確認作業に費やしていた時間を短縮し、他の業務に集中できます。
- システムが自動で処理を行うため、重要なメールの見落としや確認漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Zoho MailとOutlookをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のフォルダにメールが届いたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を選択し、通知したいメールの条件（件名や送信元など）を設定します。
- 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「メールを送る」アクションで指定の宛先に通知メールが送信されるよう設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、通知のトリガーとしたいメールの条件を任意で設定できます。例えば、メールの件名や本文に特定のキーワードが含まれている場合や、特定の送信元アドレスから受信した場合などで条件を指定することが可能です。
- Outlookの通知先は、ご自身のメールアドレスだけでなく、特定の担当者やチームのメーリングリストなど、任意の宛先を自由に設定できます。
■注意事項
- Zoho Mail、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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