Zoho MailでDWGファイルを受信したら、オンラインツールでPDFに変換してOneDriveに保存する

■概要

設計データなどで使用されるDWGファイルを扱う際、確認や共有のために都度PDFへ変換する作業を手間に感じていないでしょうか。この定型的な作業は時間を要するだけでなく、変換漏れなどのミスも起こりがちです。このワークフローを活用することで、面倒なDWGファイルをPDFに変換する方法に関する課題を解決できます。Zoho Mailで特定のメールを受信するだけで、ファイル変換からOneDriveへの保存までを自動化し、業務の正確性と速度を向上させます。

■このテンプレートをおすすめする方

• 日常的にDWGファイルを受け取り、手作業でのPDF変換に課題を感じている方
• Zoho MailとOneDriveを利用しており、ファイル管理業務の効率化を目指している方
• より効率的なDWGファイルをPDFに変換する方法を探し、業務自動化を進めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Zoho Mailでの受信をきっかけに、ファイル変換から指定フォルダへの保存までが自動で実行されるため、手作業の時間を削減できます
• 手動でのファイル変換や保存作業で起こりがちな、変換漏れや保存先の間違いといったヒューマンエラーの発生を防ぎます

■フローボットの流れ

1. はじめに、Zoho MailとOneDriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでZoho Mailを選択し、「特定のワードを含むメールが届いたら」というアクションを設定します
3. オペレーションでは、まず分岐機能を設定し、添付ファイルの有無によって後続の処理を分岐させます
4. 次に、Zoho Mailの「ファイル情報を取得」と「ファイルをダウンロード」アクションで、対象のDWGファイルを取得します
5. RPA機能の「ブラウザを操作する」アクションを設定し、任意のオンラインファイル変換ツールを操作してDWGからPDFへの変換を実行します
6. データ変換機能の「正規表現によるデータの置換」アクションで、保存ファイル名に用いる情報を整えます
7. 最後に、OneDriveの「ファイルをアップロード」アクションで、変換されたPDFファイルを指定のフォルダに保存します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Zoho Mailのトリガー設定では、「DWG」や特定の取引先名など、ワークフローを起動させたいメールに含まれるキーワードを自由に設定してください
• RPA機能（ブラウザ操作）の設定では、普段利用しているオンラインファイル変換サービスのURLや、ファイル選択から変換、ダウンロードまでの一連の操作を、実際の画面に合わせて設定します
• OneDriveにファイルをアップロードするアクションでは、保存先のフォルダIDや、アウトプットする際のファイル名を任意の内容に指定することが可能です

■注意事項

• Zoho Mail、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上、ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。その他のプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ブラウザを操作するオペレーションの設定方法はこちらをご参照ください。
• ブラウザを操作するオペレーションは、ご利用のWebサイトに合わせてカスタマイズしてください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。