Jotformで特定の問い合わせを受信したら、Zoho Mailで自動返信する

■概要

Jotformで受け付けた問い合わせに対し、一件ずつ内容を確認してZoho Mailで返信するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。
このワークフローを活用すれば、JotformとZoho Mailの連携をスムーズに実現し、フォームの送信内容に応じて自動でメールを返信することが可能になります。問い合わせ対応の初動を自動化することで、対応漏れを防ぎ、顧客満足度の向上にも繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受けた問い合わせへの返信をZoho Mailで手作業で行っている方
• JotformとZoho Mailの連携により、顧客対応の初動を自動化したいと考えている方
• 問い合わせ内容に応じて、自動返信するメールの内容を出し分けたいマーケティング担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformへのフォーム送信をきっかけに自動でZoho Mailから返信されるため、手作業での対応時間を削減できます
• 手動対応による返信の遅延や対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客対応の品質を一定に保つことに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとZoho MailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信されたフォームの詳細情報を取得します
4. 次に、オペレーションの「分岐機能」を用いて、取得した回答内容に基づいて処理を分岐させる条件を設定します
5. 最後に、オペレーションでZoho Mailの「メールを送信」アクションを設定し、分岐条件に応じた内容のメールを自動送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformのトリガー設定では、自動返信の対象としたいフォームのIDを任意で設定してください
• 分岐機能では、Jotformで取得した回答内容（例えば、問い合わせ種別など）を利用し、後続のメール送信アクションを分岐させる条件を自由に設定できます
• Zoho Mailで送信するメールの宛先や件名、本文には、Jotformで取得した回答者のメールアドレスや名前などの情報を変数として設定し、パーソナライズされた内容を送信できます

■注意事項

• Jotform、Zoho MailのそれぞれとYoomを連携してください。
• JotformのWebhook設定と最新回答取得方法については以下をご参照ください。
  ‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。