■概要

Jotformでファイルが添付された回答を受け取った際、内容を確認して関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。手動での対応では、重要な回答の見落としや共有の遅れに繋がることもあります。このワークフローは、JotformのAPIを利用した連携により、新しい回答の送信をトリガーとして、AIが内容を整理しSlackへ自動で通知します。これにより、迅速かつ正確な情報共有を実現し、対応漏れを防ぎます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jotformで受け付けたファイル付きの回答を、チームで迅速に確認・共有したい方
• JotformとSlack間の手作業による通知や転記に、非効率を感じている方
• JotformのAPIなどを活用した業務自動化で、ヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Jotformに回答が送信されると、ファイルを含めた内容が自動でSlackに通知されるため、手動での共有作業にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による情報共有で起こりがちな、通知漏れや内容の転記ミス、ファイルの添付忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、送信された回答内容を取得します。
4. 次に、「分岐機能」を用いて、特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
5. 続いて、「AI機能」の「テキストからデータを抽出」アクションで、取得した回答本文から必要な情報のみを抽出します。
6. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出したデータを指定のチャンネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のアクションでは、Jotformの回答テキストの中からどの情報（氏名、問い合わせ内容など）を抽出するかを任意で設定できます。
• Slackへの通知アクションでは、メッセージを送付するチャンネルを自由に指定可能です。また、通知本文に固定のテキストを入れたり、Jotformの回答内容を変数として埋め込むといったカスタマイズも行えます。

■注意事項

• Jotform、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• JotformのWebhook設定方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/8105581