クラウドサインで書類の締結をしたら、AI OCRで内容を読み取りSlackに通知する

■概要

クラウドサインで締結された書類の内容確認や関係者への通知は、迅速かつ正確に行いたい業務ですが、手作業では手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結が完了すると、自動でAI OCRが書類内容を読み取り、指定したSlackチャンネルへ通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインで締結した書類の内容をAI OCRで読み取り、Slackへ手動で通知している方
• 契約書類の処理に時間がかかり、コア業務に集中できていない法務・営業担当者の方
• 書類処理の自動化を進めたいが、具体的な連携方法がわからないDX推進担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインでの締結からAI OCRでの読み取り、Slack通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による書類内容の転記ミスや、Slackへの通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとSlackをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、締結済み書類のファイルを取得します。
4. 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、抽出した情報とともに指定したチャンネルへ通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、読み取り対象のPDFファイルや画像ファイルから、どの項目を抽出するかを任意で設定してください。
• Slackでメッセージを送るアクションでは、通知先のチャンネルを任意で設定できるほか、メッセージ本文に固定のテキストを入力したり、前段のオペレーションで取得した書類情報やOCRの抽出結果を変数として埋め込んだりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• クラウドサインとSlackをそれぞれYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。