クラウドサインで書類の締結をしたら、AI OCRで内容を読み取りGmailで通知する

■概要

クラウドサインで書類が締結されるたびに、内容を確認し、関係部署へ手作業で通知していませんか。このような定型的な作業は時間がかかる上に、確認漏れや通知ミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーに、AI OCRが自動で書類内容を読み取り、その結果をGmailで指定した宛先に通知するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• クラウドサインとGmailを利用し、契約締結後の手作業に課題を感じる法務・営業担当者の方
• AI OCRを活用して、書類内容の確認や関係者への通知業務を効率化したいと考えている方
• 契約関連業務のDXを推進し、より重要な業務に集中したいと考えているマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• クラウドサインでの書類締結から内容確認、Gmailでの通知までを自動化し、手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業による書類内容の見落としや、通知漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、クラウドサインとGmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、締結が完了した書類のファイルを取得します。
4. 続けて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得したファイルから必要な情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、抽出した情報を含めた通知メールを作成し、指定の宛先に送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能では、対象ファイルから読み取りたい項目を任意で設定し、必要な情報のみを抽出するようにカスタマイズが可能です。
• Gmailでメールを送信するアクションの設定では、メールの件名や本文に、クラウドサインから取得した書類情報やOCR機能で読み取った内容を変数として組み込むことができます。また、固定の文面を追加したり、送信先のメールアドレスを任意で設定したりすることも可能です。

■注意事項

• クラウドサインとGmailをそれぞれYoomと連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。