■概要
クラウドサインで書類の締結が完了した後、その内容を手作業で確認し、Google スプレッドシートに転記する業務は、時間と手間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類締結をトリガーに、AI OCRで書類内容を自動で読み取り、Google スプレッドシートへスムーズに記録できるため、これらの課題を解消し、業務効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインで締結した契約書情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- AI OCRを活用して書類情報をデータ化し、その後の管理業務を効率化したいと考えている方
- 書類管理やデータ入力業務におけるヒューマンエラーを減らし、精度を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインでの書類締結からGoogle スプレッドシートへの記録までが自動化されるため、手作業による転記業務の時間を削減できます。
- 手作業による転記ミスや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類の締結が完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類の添付ファイルを取得」アクションを設定し、締結が完了した書類のファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、取得した書類ファイルから必要なテキスト情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報を指定のスプレッドシートに自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- クラウドサインのトリガー設定において、書類の締結完了を検知するポーリング間隔（起動間隔）を任意で調整することができます。
- OCR機能で文字を読み取る際に、利用するAIエンジンを複数の選択肢の中から任意で選び、読み取り精度や特定の書類形式への対応など、要件に合わせて設定することが可能です。
■注意事項
- クラウドサインとGoogle スプレッドシートをそれぞれYoomと連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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