■概要
Outlookで受信する生産計画の情報を、都度Microsoft Excelの管理シートへ手作業で転記するのは手間がかかり、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に、日々の業務で多くのメールを処理する中で、このような定型作業は大きな負担になりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、メール本文から必要な情報をAIが抽出し、Microsoft Excelの管理シートへ自動で追加することが可能になり、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信する生産計画情報をMicrosoft Excelで管理している担当者の方
- 手作業でのデータ転記に多くの時間を費やし、非効率を感じている方
- 生産計画の共有や進捗管理の精度を向上させたいと考えているチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信からMicrosoft Excelへの情報追加が自動化されるため、これまで手作業で行っていた情報転記の時間を短縮することができます。
- メール本文からのデータ抽出とMicrosoft Excelへの自動記録により、手作業による入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します。この設定により、指定したフォルダでメールを受信した際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信したメールの本文や件名から生産計画に関する情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定の管理シートへ自動で追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、生産計画の情報が送られてくる特定のフォルダを指定することが可能です。
- AI機能のオペレーションでは、受信メールのどの部分から、どのような情報を抽出するか（例：製品名、数量、納期など）を任意で設定できます。
- Microsoft Excelのオペレーションでは、情報を追加する対象のファイル名やシート名を任意で指定でき、さらにシート内のどの列に、前段階で抽出したどの情報を割り当てるか、あるいは固定の値を入力するかなど、柔軟にカスタムすることが可能です。
■注意事項
- Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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