Googleフォームの回答をもとに、AIでスカウトメッセージを生成しGmailで送信する

■概要

Googleフォームで受け付けた応募者情報をもとに、一件一件スカウトメッセージを作成し送信するのは手間がかかり、候補者へのアプローチが遅れてしまうことはありませんか。また、メッセージの内容が属人化してしまうといった課題も考えられます。
このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をきっかけに、AIが自動でスカウトメッセージを生成し、Gmail経由で送信まで行うため、採用活動におけるコミュニケーションを効率化し、これらの課題解決に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

GoogleフォームとGmailを利用し、採用候補者への連絡を行っている人事・採用担当者の方
AIを活用してスカウトメッセージ作成業務を効率化し、迅速なアプローチを実現したい方
手作業によるメッセージ作成や送信ミスを減らし、採用業務の質を高めたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

Googleフォームへの回答後、AIによるメッセージ生成からGmailでの送信までが自動化されるため、手作業の時間を減らし、他のコア業務に集中できます。
手動でのメッセージ作成や宛先設定といった作業が不要になるため、送信漏れや誤送信などのヒューマンエラーを防ぎ、確実なコミュニケーションを実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、GoogleフォームとGmailをYoomと連携します。
次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
次に、オペレーションでAI機能を選択し、「スカウトメッセージを生成する」アクションを設定します。ここでGoogleフォームの回答内容をAIへの指示に含めます。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したメッセージとGoogleフォームから取得したメールアドレスを指定して送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

AI機能のオペレーションにおいて、スカウトメッセージを生成するための指示（プロンプト）は、求める人物像や企業の特色、候補者の経験に合わせて任意で調整してください。例えば、特定のスキルセットを持つ候補者向けの文面や、カジュアルなトーン、フォーマルなトーンなどを指定することが可能です。
Gmailでメールを送信するオペレーションでは、送信元のメールアドレスや件名、本文の署名などを任意で設定してください。

■注意事項

Googleフォーム、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133