■概要
Google Driveへ見込み顧客リストの元となるファイルがアップロードされるたびに、手作業で内容を確認し、営業リストを作成して関係者に共有するのは手間がかかる業務ではないでしょうか。また、情報の転記ミスや通知漏れも気になるところです。このワークフローを活用すれば、Google Driveにファイルがアップロードされると、OCRで文字情報を読み取り、AIが営業リストを生成、Google スプレッドシートに保存し、Slackへ通知するまでの一連の流れを自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Driveにアップロードされたファイルから手作業で営業リストを作成している営業担当者の方
- OCRやAIを活用して、見込み顧客情報のデータ化とリスト作成を効率化したいと考えているマーケティング担当の方
- Slackでの情報共有を迅速に行い、営業活動の初動を早めたいチームリーダーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google DriveへのファイルアップロードからSlack通知までが自動処理されるため、これまで手作業で行っていたデータ入力やリスト作成の時間を削減できます。
- OCRとAIによる自動処理により、手作業での情報読み取りミスや転記漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google Drive、Google スプレッドシート、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したフォルダに新しいファイルが追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取り込みます。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した文字情報をもとに、営業リストとして整形されたテキストを生成させます。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、AIによって生成された営業リスト情報を新しいスプレッドシートとして保存、または既存のシートに追記します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「ファイルを送る」アクションを設定し、作成されたGoogle スプレッドシートのファイルやリスト情報を指定したチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能で文字を読み取る際に使用するAIエンジンは、読み取りたい書類の種類や言語に応じて、任意のものに設定を変更できます。
- AI機能でテキストを生成する際の指示（プロンプト）内容は、どのような形式で営業リストを作成したいか、どのような情報を抽出・整理したいかに応じて、自由に調整することが可能です。
- Slackで通知する際のメッセージ本文や、通知先のチャンネル、メンションするユーザーなども、運用の実態に合わせて任意で設定できます。
■注意事項
- Google Drive、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9099691
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