Googleフォームで履歴書が送付されたら、情報をAIで要約してGoogle Chatに通知する

■概要

Googleフォームで履歴書の送付を受け付けているものの、その後の内容確認や情報共有に手間を感じていませんか？応募があるたびに手作業で情報を抽出し、関係者に通知する作業は、時間もかかり、他の重要な業務を圧迫することもあります。このワークフローを活用すれば、Googleフォームでの履歴書受領からAIによる情報要約、そしてGoogle Chatへの通知までの一連の流れを自動化し、採用業務の効率化を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Googleフォームで履歴書を管理し、採用業務の効率化を目指す人事担当者の方
• 履歴書の内容確認とAIを活用した情報抽出、迅速な情報共有を求めるチームの方
• 手作業による情報処理の時間を削減し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの履歴書提出からGoogle Chatへの通知までが自動化されるため、これまで情報共有や確認に費やしていた時間を短縮することができます。
• AIが履歴書情報を要約するため、手作業による情報の見落としや転記ミスといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleフォーム、Google Drive、Google ChatをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定します。これにより、新しい履歴書が提出されるとフローが起動します。
3. オペレーションで、Google Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、Googleフォームに添付された履歴書ファイルをYoom内に取り込みます。
4. 次に、OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした履歴書ファイルからテキスト情報を抽出します。
5. 続いて、AI機能の「要約する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキスト情報を基に、履歴書の内容をAIが要約します。
6. 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、AIによって要約された情報を指定したスペースに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションでは、履歴書から具体的にどの情報を抽出対象とするか（例：氏名、職務経歴、スキルなど）を設定できます。
• AI機能の「要約する」アクションでは、抽出したデータをどのように要約するか、例えば要点の箇条書き形式や特定の項目を重視した形など、要約のスタイルや長さを設定することが可能です。
• Google Chatの「メッセージを送信」アクションでは、通知を送信するスペースを選択できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストを追加したり、フローの前段で取得した履歴書のファイル名や応募者名などの動的な情報を埋め込んだりするカスタマイズが可能です。

■注意事項

• Googleフォーム、Google Drive、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
• Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記をご参照ください。

　https://intercom.help/yoom/ja/articles/6647336

• OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924

• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。