Outlookで日程調整の連絡が届いたら、指定のユーザーのカレンダーに自動で登録する

■概要

Outlookで日々受け取る日程調整のメール、その都度カレンダーに手入力するのは時間がかかり、入力ミスや登録忘れも気になります。
このワークフローを利用すれば、Outlookで特定の日程調整メールを受信した際に、AIが内容を解析します。
さらに、自動で指定ユーザーのOutlookカレンダーに予定を登録するため、作業の手間やミスを減らし、スムーズなスケジュール管理を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで多くの日程調整を行い、手作業でのカレンダー登録に時間を要している方
• 日程調整メールからのカレンダー登録漏れや入力ミスを防ぎたいと考えている方
• Outlookを中心とした業務の効率化や自動化に関心のある方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookで日程調整メールを受信後、AIが内容を読み取りカレンダーへ自動登録するため、手作業の時間を短縮します。
• メールからの情報転記が不要になるため、カレンダーへの登録漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookをYoomと連携します。
2. トリガーでOutlookの「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを選択し、日程調整メールの件名を指定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能の「テキストを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から日時や会議名などの情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでOutlookの「指定のユーザーのカレンダーにイベントを登録する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにカレンダーへ予定を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でメール本文からテキストを抽出する際、Outlookで受信したメール本文全体や件名などを変数として指定できます。
• Outlookでカレンダーにイベントを登録する際には、前段のAI機能で抽出した情報を変数として埋め込むことで、動的な予定登録を実現できます。

■注意事項

• OutlookとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。