Slackに投稿されたファイルをOCRで読み取り、レポートを作成してMicrosoft Teamsに通知する

※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。

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■概要

Slackで共有される報告書や請求書などのファイル、その内容を確認・レポートを作成しMicrosoft Teamsで共有する作業は手間がかかるのではないでしょうか。手作業による転記や通知作業は時間がかかるだけでなく、ヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Slackへのファイル投稿をトリガーにOCRによる文字読み取り、AIによるレポート作成、そしてMicrosoft Teamsへの通知までを自動化できるので、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Slackで共有されるファイルの内容を手作業で確認し、レポートを作成している方
• OCR処理やMicrosoft Teamsへの通知業務に手間や時間を取られている方
• ファイル確認から報告までの定型業務を自動化し、コア業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Slackにファイルが投稿されると、OCR処理、レポート作成、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるファイルの読み取りミスやレポート作成時の記載漏れ、通知忘れといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SlackとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。この際、対象のチャンネルを指定してください。
3. Slackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを選択し、トリガーで取得したファイルを指定します。
4. 続いて、オペレーションでOCR機能を選択し、「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルの内容をテキストデータとして抽出します。
5. 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、OCRで抽出したテキストを元にレポートを作成するよう指示します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成したレポートを指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
• AI機能のアクションでは、レポート作成の指示（プロンプト）に固定のテキストを加えたり、前段のオペレーションで取得したファイル名やOCR結果などを変数として埋め込むといったカスタムができます。
• Microsoft Teamsへの通知アクションでは、通知先のチームやチャネルを任意で設定でき、メッセージ本文も固定のテキストを入れたり、AIが生成したレポート内容などを変数として埋め込むことができます。

■注意事項

• Slack、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。