Microsoft Teamsで特定条件に合う投稿があったらSPIRALに追加する

■概要

Microsoft Teamsでの情報共有は便利である一方、重要な投稿を見逃したり、SPIRALのようなデータベースへの手作業での転記に手間を感じることはないでしょうか。また、手作業による入力ミスは、業務の正確性に影響を与える可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsの特定条件に合う投稿を検知し、SPIRALに自動で情報を追加するため、こうした課題の解消に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft TeamsとSPIRAL間で情報連携を手作業で行い、手間を感じているご担当者の方
• Microsoft Teamsの投稿からSPIRALへのデータ登録時の入力ミスをなくしたいとお考えの方
• Microsoft Teamsの特定チャネルの情報をSPIRALに集約し、業務を効率化したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsの特定条件の投稿を自動でSPIRALに登録するため、これまで情報収集や入力に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータの転記ミスや、SPIRALへの登録漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎ、情報の正確性を高めることに貢献します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとSPIRALをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。この際、監視対象のチャネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、受信したメッセージの内容が特定の条件（キーワード合致など）を満たす場合のみ、後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、Microsoft Teamsのメッセージ本文から、SPIRALに登録したい情報を抽出します。
5. 最後に、オペレーションでSPIRALの「レコードを登録」アクションを設定し、抽出した情報を指定のデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、メッセージを受信する任意のチャネルを指定可能です。特定のチームやプロジェクトに関連するチャネルに絞ることで、より適切な情報を収集できます。
• 分岐機能では、前段階で取得したMicrosoft Teamsのメッセージ内容や送信者情報などをもとに、任意の条件を指定して後続のオペレーションを分岐させることが可能です。例えば、「至急」というキーワードが含まれる場合のみ処理を実行する、といった設定ができます。
• AI機能では、Microsoft Teamsのメッセージから抽出する項目を任意で設定可能です。例えば、顧客名、案件ID、連絡先といった特定の情報を抽出するように指示できます。
• SPIRALへのレコード登録オペレーションでは、任意のデータベースの各フィールド（項目）に対して、前段階で取得したどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなど、柔軟にカスタム可能です。これにより、既存のデータベース構造に合わせて情報を整理できます。

■注意事項

• Microsoft Teams、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。