■概要
OutlookのカレンダーとGaroonのスケジュール、両方に予定を手入力していませんか。重要な会議や顧客とのアポイントなど、特定の予定を二重に入力するのは手間であり、入力漏れや誤りの原因にもなりえます。このワークフローを活用すれば、Outlookのカレンダーに特定条件のイベントが登録された際に、自動でGaroonにも予定が追加され、こうした予定管理の課題を解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OutlookとGaroonを併用し、予定の二重入力に手間を感じている方
- 特定の重要な予定をGaroonへ確実に登録し、共有漏れを防ぎたい方
- 手作業による予定の転記ミスをなくし、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookに特定のイベントが登録されると、自動でGaroonへ予定が同期されるため、これまで手作業での転記に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による予定の入力漏れや、日時・内容の誤りといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGaroonをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「カレンダーにイベントが登録されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を選択し、「分岐する」アクションでGaroonへ登録したいイベントの条件（件名など）を指定します。
- 最後に、オペレーションでGaroonを選択し、「【スケジュール】予定を登録」アクションで、Outlookから取得したイベント情報を元にGaroonへ予定を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、監視対象のカレンダーを指定できます。
- 分岐機能では、Outlookカレンダーのイベント情報（タイトル、説明、重要度など）を基に、Garoonへ予定を登録する条件を柔軟に設定してください。例えば、「タイトルに特定のキーワードが含まれる場合のみ」といった条件分岐が可能です。
- Garoonに予定を登録する際、Outlookのイベント情報をどの項目に紐付けるか（タイトル、開始日時、終了日時、説明など）を任意で設定できます。また、参加者や施設情報などを固定値として設定することも可能です。
■注意事項
- Outlook、GaroonのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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