BASEで商品が作成されたらOutlookに通知する

■概要

ネットショップ運営において、BASEで新しい商品を作成したり情報を更新したりするたびに、関係者へOutlookで通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
特に、迅速な情報共有が求められる場面で、手作業による遅延や連絡漏れは避けたいものです。
このワークフローを活用すれば、BASEでの商品情報の変更をトリガーとして、Outlookへの通知が自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BASEでネットショップを運営し、商品登録や更新の都度、手動でOutlook通知を行っている方
• 商品情報の共有漏れや遅延を防ぎ、チーム内の連携を円滑にしたいと考えている運営担当者の方
• 日々の定型業務を自動化し、より戦略的な業務に時間を割きたいECサイトの責任者の方

■このテンプレートを使うメリット

• BASEで商品が作成・更新されると、自動でOutlookへ通知メールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による通知の漏れや、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、確実な情報共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BASEとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてBASEを選択し、「商品が作成・更新されたら」というアクションを設定し、監視対象のショップを指定します。
3. 最後に、オペレーションとしてOutlookを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、BASEから取得した商品情報（商品名、価格、URLなど）を本文に含めるように設定することで、詳細な通知が可能になります。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションにおいて、通知先のメールアドレス（To、Cc、Bcc）、メールの件名、そして本文の内容を任意で設定してください。例えば、件名に「【BASE商品更新通知】」といった定型文を入れたり、本文にBASEの商品名や価格、商品ページへのリンクといった動的な情報を差し込むことで、より分かりやすい通知メールを作成できます。

■注意事項

• BASE、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。