BASEで注文が発生したらOutlookに通知する

■概要

BASEで新しい注文が入るたびに、手動でOutlookを開いて通知メールを作成・送信する作業は、手間がかかり、他の業務を圧迫することもあるのではないでしょうか？
また、手作業による通知の遅延や送信漏れは、顧客対応の機会損失にも繋がりかねません。
このワークフローを活用すれば、BASEでの注文発生をトリガーに、Outlookへの通知メール送信が自動化でき、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• BASEでネットショップを運営し、注文管理にOutlookを利用している方
• 注文発生時の手動によるメール通知作成や送信の手間を削減したい方
• 通知漏れを防ぎ、迅速な顧客対応や在庫管理を実現したいEC担当者の方

■このテンプレートを使うメリット

• BASEで注文が発生すると、Outlookへ自動で通知メールが送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業による通知メールの作成・送信ミスや、対応漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、BASEとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでBASEを選択し、「注文が発生したら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、指定した宛先に注文情報を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookでメールを送信するアクションを設定する際に、通知を受け取るメールアドレスを宛先に任意で設定してください。
• Outlookでメールを送信するアクションで、メールの件名や本文にBASEから受け取った注文番号や商品名などの情報を差し込むなど、内容を任意で設定してください。

■注意事項

• BASE、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。