■概要
従業員情報の登録作業は、正確性が求められる一方で、手入力による手間やミスが発生しやすい業務ではないでしょうか。特にDropboxに保管された書類からfreee人事労務へ情報を転記する作業は、時間と労力を要する場合があります。このワークフローを活用すれば、Dropboxにファイルが追加・更新されると、OCR機能で情報を読み取り、freee人事労務に従業員情報を自動で作成するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxとfreee人事労務間で従業員情報の手入力に手間を感じている人事担当者の方
- 紙やPDFの従業員関連書類の情報をOCRで読み取り、データ化したいと考えている方
- 従業員情報の登録におけるヒューマンエラーを減らし、業務効率を改善したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル格納を起点に、freee人事労務への従業員情報登録が自動化されるため、手作業の時間を短縮し、コア業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや入力漏れを防ぎ、従業員情報の正確性を高めることで、データの信頼性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Dropboxとfreee人事労務をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをYoom内に取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでfreee人事労務の「従業員の作成」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を元に従業員データを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたいファイル内の項目（氏名、住所、入社年月日など）を任意でカスタムし、抽出精度を高めることが可能です。
- freee人事労務への従業員作成アクションでは、OCR機能で取得した情報をどの項目にマッピングするかを任意で設定できます。また、部署名など固定値を設定することも可能です。
■注意事項
- Dropbox、freee人事労務のそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
