フォームが送信されたら、AIで1on1用のシートを作成してGmailで通知する

■概要

1on1ミーティングの準備や、そのための情報収集、個別化されたアジェンダ作成に手間を感じていませんか。また、作成したシートを関係者に確実に通知する作業も大変ですよね。 このワークフローを活用すれば、フォームが送信されるとAIが自動で1on1用のシート内容を生成し、その結果をGmailで通知するため、これらの準備プロセスを効率化し、より質の高いコミュニケーションの実現を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• 定期的な1on1の準備に時間を要しており、その効率化を図りたいマネージャーの方
• フォームで得た情報を基に、個別化された資料作成と通知を自動化したい人事担当者の方
• AIとノーコードツールを連携させ、手作業の定型業務を削減したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後、1on1用シートの内容をAIで生成し、Gmailで通知するまでの工程が自動化されるため、準備にかかる作業時間を短縮できます。
• AIがフォームの情報や指示を基に一貫した内容を生成し、設定通りに通知を行うため、手作業による抜け漏れやヒューマンエラーの発生を防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーとしてフォームトリガー機能を選択し、アクション（フォームトリガー）を設定します。このフォームで1on1に必要な情報を収集します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、フォームで収集した情報を基に、AIが1on1用のシート内容を生成します。
4. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定します。AIが生成したテキストを含むメールを、指定した宛先に自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、1on1シート作成にあたり収集したい情報に合わせて、質問項目や形式を任意で設定することが可能です。
• AI機能でテキストを生成する際には、目的に応じた1on1シートの内容となるよう、AIへの指示（プロンプト）を自由にカスタムできます。また、フォームで取得した特定の回答などを変数としてプロンプトに組み込むことで、よりパーソナライズされた内容を生成できます。
• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレス、件名、本文を任意で設定できます。件名や本文には、AIが生成したテキストやフォームの回答といった前段階の情報を変数として活用し、固定の案内文と組み合わせて通知内容を作成することが可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。