Google Driveで特定条件に合うファイルが格納されたら、SPIRALに追加する

■概要

Google Driveに特定のファイルが格納されるたびに、手作業でSPIRALへ情報を登録するのは手間がかかり、時には入力ミスも発生しかねません。
このワークフローを活用すれば、Google Driveの指定したフォルダに条件に合うファイルが格納されたことを検知し、自動でSPIRALに必要な情報を追加するため、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveとSPIRAL間で、手作業によるデータ登録を行っている方
• ファイル管理と顧客データベースの連携を効率化し、作業ミスを減らしたい方
• 定型的なデータ入力作業から解放され、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveにファイルが格納されると、条件に応じてSPIRALへ自動でレコードが登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるデータ転記が不要になるため、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとSPIRALをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、格納されたファイルが特定の条件（例：ファイル名に特定のキーワードを含むなど）に合致する場合のみ、次の処理に進むよう設定します。
4. 最後に、オペレーションでSPIRALを選択し、「レコードを登録」アクションを設定して、必要な情報をSPIRALのデータベースに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダのIDを候補から選択し、任意で設定してください。
• 分岐機能のオペレーションでは、SPIRALにレコードを登録する条件（ファイル名、ファイル形式など）を任意で設定してください。
• SPIRALでレコードを登録するオペレーションでは、登録先のアプリID、データベースID、および登録するレコード情報を、実際の運用に合わせて任意で設定してください。

■注意事項

• Google Drive、SPIRALのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。