Zoomで面接が終了したら、AIで応募者の情報を整形しGmailで送信する

Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に

Gmail

を自動連携できます。

■概要

Zoomでのオンライン面接後、応募者の情報を手作業でまとめ、関係者にメールで共有する作業に手間を感じていませんか。こうした手作業は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスや共有漏れといったリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Zoomでの面接が終了したタイミングで、AIが自動で応募者情報を整形しGmailで関係者に送信するため、採用における一連の業務を効率化し、迅速な情報共有を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

Zoomでのオンライン面接が多く、面接後の情報共有に時間を要している採用担当者の方
応募者情報の整理や評価シートへの転記といった手作業をなくしたい人事担当者の方
採用業務の自動化を推進し、より戦略的な業務にリソースを集中させたい方

■このテンプレートを使うメリット

Zoomでの面接が終了すると、AIによる情報整形からGmailでの送信までが自動で実行されるため、これまで手作業で行っていた時間を短縮できます。
手作業による応募者情報の転記ミスやメールの共有漏れなどを防ぎ、ヒューマンエラーのない正確な情報伝達を実現します。

■フローボットの流れ

はじめに、ZoomとGmailをYoomと連携します。
トリガーでZoomを選択し、「ミーティングが終了したら」フローが起動するように設定します。
次に、オペレーションでZoomの「ウェビナー登録者の一覧を取得」を設定し、面接参加者の情報を取得します。
続いて、「ループ機能」を設定し、取得した参加者一人ひとりに対して後続の処理を繰り返すようにします。
ループ処理の中で、オペレーションに「AI機能」の「テキスト生成」を設定し、応募者情報を任意のフォーマットに整形します。
最後に、Gmailの「メールを送る」を設定し、AIが整形した情報を本文に含めて関係者へ自動で送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

Zoomのトリガー設定では、特定のメールアドレスのユーザーがホストを務めるミーティングのみを対象にするなど、任意の設定が可能です。
ループ機能では、前段の操作で取得した値の中から、繰り返し処理を行いたい情報を任意で指定してください。
AI機能のテキスト生成では、応募者の情報などを引用し、社内共有用のフォーマットに整形するなど、目的に応じたプロンプトを自由に設定できます。
Gmailでのメール送信アクションでは、通知先を任意で設定できるだけでなく、件名や本文に固定テキストや前段で取得した情報を組み合わせて設定することが可能です。

■注意事項

Zoom、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、パーソナルプラン以上でご利用いただける機能となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
パーソナルプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
・ミーティングが終了したら
・ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
詳細は「Zoomでミーティングのレコーディング情報を取得する際の注意点」をご参照ください。