Gmailで受信したメールをもとに、請求書を自動作成して送付する

■概要

請求書発行業務は、取引先からのメール確認、請求情報の転記、そしてメールでの送付と、手間のかかる作業が多いのではないでしょうか。特に毎月多くの請求書を処理する場合、これらの手作業は大きな負担となり、入力ミスや送付漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Gmailで受信した特定のメールをトリガーに、請求書の作成から送付までを自動化でき、こうした課題の解消を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

Gmailで受信する請求依頼をもとに、手作業で請求書を作成・送付している経理担当者の方
Google スプレッドシートを活用した請求書発行プロセスの自動化に関心のある方
請求業務の効率化と人的ミスの削減を目指す、小規模事業者やフリーランスの方

■このテンプレートを使うメリット

Gmailでのメール受信から請求書の作成、送付までの一連の流れが自動化されるため、手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
メール内容の確認漏れや請求情報の転記ミス、宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性向上に貢献します。

■フローボットの流れ

はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、請求依頼メールが該当するラベルを指定します。
次に、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メール本文から請求に必要な情報（宛名、金額、品名など）を抽出します。
続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、あらかじめ用意した請求書テンプレートに抽出したデータを反映させて請求書PDFを生成します。
最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された請求書PDFを添付して、取引先に自動でメールを送付します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

AI機能でメール本文からデータを抽出する際、抽出対象の項目や、AIへの指示（プロンプト）を任意で設定・調整してください。例えば、「請求金額は必ず半角数字で抽出」といった指示を追加できます。
Gmailで送信するメールの件名や本文は、取引先や状況に合わせて任意の内容に編集してください。請求書発行の通知だけでなく、お礼の言葉などを加えることも可能です。

■注意事項

Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
事前に請求書の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765