Googleフォームから回答が送信されたら、Asanaのプロジェクトにメンバーを追加する

■概要

Googleフォームへの回答を基に、新しいメンバーをAsanaのプロジェクトへ手動で追加する作業は、手間がかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。特に複数のプロジェクトを管理している場合この作業は担当者の負担を増やしてしまいます。このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーとしてAsanaのプロジェクトへ自動でメンバーを追加できるため、これらの課題を解決し、業務の効率化に繋がります。

■このテンプレートをおすすめする方

• GoogleフォームとAsanaを利用し、メンバー追加作業を手作業で行っている方
• プロジェクトへのメンバー追加漏れや遅延を防ぎたいプロジェクト管理者の方
• 定型的なSaaS間の連携作業を自動化し、業務効率を向上させたい方

■このテンプレートを使うメリット

• Googleフォームへの回答後、Asanaへのメンバー追加が自動で行われるため、手作業の時間を短縮し、他の業務に集中できます。
• 手動での情報入力に伴う追加漏れや、誤ったプロジェクトへの追加といったヒューマンエラーを防ぎ、正確なメンバー管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GoogleフォームとAsanaをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
3. 最後に、オペレーションでAsanaを選択し、「プロジェクトにメンバーを追加」アクションを設定し、追加先のプロジェクトと追加するメンバーの情報を指定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleフォームのトリガー設定では、Yoomで作成したフォームだけでなく、ご自身で作成済みのGoogleフォームも指定することが可能です。
• Asanaでプロジェクトにメンバーを追加するアクション設定では、特定のメンバーを固定値で指定するだけでなく、Googleフォームの回答内容に含まれるメールアドレスなどを動的な値として設定し、回答者自身をメンバーとして追加するようなカスタムが可能です。

■注意事項

• Asana、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。

‍https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133

• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。