Jootoでタスクが登録されたら、Outlookに通知する

■概要

Jootoで新しいタスクが登録されても、Outlookへの通知が手動で、手間がかかると感じていませんか。また、忙しい中で通知を忘れてしまい、タスクの対応が遅れてしまうこともあるかもしれません。このワークフローを活用すれば、Jootoにタスクが登録されると自動でOutlookに通知が作成されるため、これらの課題を解消し、スムーズなタスク連携を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Jootoでタスク管理を行い、Outlookで通知を受け取りたいと考えている方
• JootoとOutlook間の情報連携を手作業で行い、手間を感じている方
• タスクの通知漏れを防ぎ、業務の迅速な対応を目指したいチームのメンバーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Jootoへのタスク登録後、Outlookへの通知作成が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による通知の作成漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、確実なタスク共有を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JootoとOutlookをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでJootoを選択し、「タスクが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 最後に、オペレーションでOutlookを選択し、「タスクを作成する（リマインド設定対応）」アクションを設定し、Jootoで作成されたタスク情報を基に通知内容を構成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jootoのトリガー設定では、「タスクが作成されたら」の起動間隔を任意で調整することが可能です。
• Outlookのオペレーション設定では、通知するタスクの件名や本文に、Jootoから取得したタスク名や詳細などの情報を自由に組み込んで設定できます。

■注意事項

• Jooto、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。