フォームでタスク情報が送信されたら、Microsoft ExcelとSPIRALに追加する

■概要

フォームでタスク情報を受け付けた後、Microsoft ExcelとSPIRALに手作業で情報を転記する業務は、時間もかかり入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを利用することで、フォームへの送信をトリガーとして、Microsoft Excelへのレコード追加とSPIRALへのレコード登録が自動的に実行され、これらの課題を解消し、業務の正確性と効率を向上させることが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報をMicrosoft ExcelとSPIRALで管理している担当者
• 手作業によるデータ入力の非効率さや入力ミスにお悩みの方
• タスク情報の登録業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• フォーム送信後のMicrosoft ExcelとSPIRALへのデータ登録が自動化され、手作業にかかる時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや転記漏れといったヒューマンエラーを防ぎます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft ExcelとSPIRALをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーで「フォームトリガー機能」を選択し、「フォームトリガー」を設定し、タスク情報を受け付けるフォームを作成します。
3. 続いて、オペレーションで「Microsoft Excel」を選択し、「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームから受け取った情報を指定のファイルやシートに追加します。
4. 最後に、オペレーションで「SPIRAL」を選択し、「レコードを登録」アクションを設定し、同様にフォーム情報をSPIRALのデータベースに登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• フォームトリガー機能では、タスク情報として収集したい項目を自由に設計し、フォームを作成してください。
• Microsoft Excelへのレコード追加アクションでは、どのファイルのどのシートに、フォームのどの項目をマッピングするかを任意で設定可能です。
• SPIRALへのレコード登録アクションでは、対象のデータベースや各項目に、フォームのどの情報を割り当てるか、または固定値を設定するかなどを柔軟にカスタムできます。

■注意事項

• SPIRAL、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。