TimeRexに予約があったら、コメントを要約してZoomにミーティング登録する

■概要

TimeRexで受け付けた予約情報を基に、手作業でZoomミーティングを作成する業務は、件数が増えると手間がかかるのではないでしょうか。
また、予約時のコメントを見落としたり、ミーティング情報に転記ミスが発生したりする懸念もあります。
このワークフローを活用すれば、TimeRexに予約が入ると、予約コメントをAIが自動で要約し、その内容を含めてZoomミーティングを自動作成するため、スムーズなミーティング準備を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• TimeRexとZoomを利用し、ミーティング設定を手作業で行っている方
• 予約時のコメント確認や要約、Zoomミーティングへの情報登録作業を効率化したいと考えている方
• 手作業によるミーティング設定の漏れやミスを減らし、業務の正確性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• TimeRexへの予約と同時に、AIによるコメント要約とZoomミーティング作成が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 予約コメントの重要なポイントがAIによって要約され、ミーティング情報として自動登録されるため、ヒューマンエラーを防ぎ、内容の把握漏れを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、TimeRexとZoomをYoomと連携します。
2. トリガーでTimeRexを選択し、「TimeRexに予約があったら」というアクションを設定します。この設定により、TimeRexに新しい予約が作成された際にフローボットが起動します。
3. 次に、オペレーションで「分岐する」アクションを設定し、例えば特定の予約項目に基づいて処理を分けるなどの条件を指定します。
4. 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定します。TimeRexの予約コメントなど、指定したテキストをAIが自動で要約します。
5. 最後に、オペレーションでZoomの「ミーティングを作成」アクションを選択し、TimeRexの予約情報やAIによって要約されたコメントを基に、Zoomミーティングを自動で作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• 分岐機能のアクションでは、TimeRexから取得した予約情報（例えば、予約されたプランや特定の回答項目など）を基に、どのような条件で後続の処理を分岐させるかを任意に設定・追加することが可能です。
• AI機能の「要約する」アクションでは、要約の対象とするテキスト（TimeRexのコメント欄など）や、要約の文字数、抽出したいポイントなどの条件を任意で設定することが可能です。
• Zoomの「ミーティングを作成」アクションでは、ミーティングのトピック名、開始時間、議題などに、TimeRexの予約情報やAI機能で要約したテキストを変数として埋め込むなど、より詳細なカスタムが可能です。

■注意事項

• Timerex、ZoomのそれぞれとYoomを連携してください。
• Zoomのプランによって利用できるアクションとそうでないアクションがあるため、ご注意ください。
• 現時点では以下のアクションはZoomの有料プランのみ利用可能です。
  
  • ミーティングが終了したら
  • ミーティングのレコーディング情報を取得する（クラウド上に存在するレコーディングのみ取得可能なため）
  • 詳細は下記をご参照ください。
    https://intercom.help/yoom/ja/articles/9550398‍
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。