Outlookで受信した問い合わせメールをもとに、FAQをAIで作成してMicrosoft Excelに追加する

■概要

Outlookで受信する顧客からの問い合わせメール、その都度内容を確認しFAQを作成・更新する作業に手間を感じていませんか。また、手作業でのFAQ作成は時間がかかるだけでなく、情報の抜け漏れやFAQの質のばらつきも課題となりがちです。このワークフローを活用すれば、Outlookで受信した問い合わせメールの内容をもとに、AIがFAQを自動で作成しMicrosoft Excelへ追加するため、これらの課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookでの顧客対応が多く、FAQ作成・更新に手間を感じているカスタマーサポート担当者の方
• AIを活用してFAQ作成業務の効率化や質の向上を目指している業務改善担当者の方
• Microsoft ExcelでFAQを管理しており、手動での追加や更新作業を自動化したいと考えている情報システム部門の方

■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでのメール受信からMicrosoft ExcelへのFAQ情報追加までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を削減することができます。
• AIによるFAQの質問・回答文の生成とMicrosoft Excelへの自動記録により、手作業によるFAQ内容の質のばらつきや転記ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとMicrosoft ExcelをYoomと連携させます。
2. 次に、トリガーとしてOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定し、FAQ作成の対象としたいメールの条件を指定します。
3. 続いて、オペレーションのAI機能で「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、受信メールの本文からFAQ作成に必要な情報を抽出します。
4. さらに、オペレーションのAI機能で「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとにFAQの質問文を作成します。
5. 次に、もう一度オペレーションのAI機能で「テキストを生成する」アクションを設定し、作成した質問文に対する回答文を生成します。
6. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成されたFAQの質問と回答を指定のファイル、シートに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションでは、Outlookの受信メールからどのような内容（例：問い合わせ本文、顧客情報など）を抽出するかをプロンプトで具体的に指示することが可能です。
• 1回目のAI機能の「テキストを生成する」アクションでは、抽出した問い合わせ内容などをプロンプトに含めることで、より文脈に沿ったFAQの質問文を作成できるように調整できます。
• 2回目のAI機能の「テキストを生成する」アクションでは、1回目のAI機能で生成した質問文をプロンプトに組み込み、それに対する適切な回答文を生成するように指示内容を調整できます。
• Microsoft Excelの「レコードを追加する」アクションでは、FAQの質問と回答をどの列に追加するかを指定したり、受付日などの固定値や前段のオペレーションで取得した情報を動的な値としてMicrosoft Excelの各ヘッダに結びつけたりするなどのカスタムが可能です。

■注意事項

• Outlook、Microsoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelのデータベースを操作するオペレーションの設定に関しては、下記をご参照ください。

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081