■概要
kintoneでレコードを更新した後、関連するファイルを一つひとつGoogle Driveに手作業でアップロードする作業は手間がかかる上に、ヒューマンエラーも発生しやすいのではないでしょうか。 特に、日々多くの情報を扱う業務では、こうしたファイル管理の負荷は無視できません。 このワークフローを活用することで、kintoneのレコードが更新された際に、関連ファイルが自動でGoogle Driveの指定フォルダに追加されるようになり、ファイル管理の正確性を保ちながら業務効率の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- kintoneのレコード更新に伴うファイル管理を手作業で行っている方
- kintoneとGoogle Drive間のファイル連携におけるミスや漏れをなくしたい方
- 定型的なファイルアップロード業務を自動化し、より創造的な業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- kintoneのレコード更新をトリガーとして、関連ファイルがGoogle Driveへ自動で追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのファイルアップロード作業が不要になることで、ファイルの保存漏れや誤った場所への保存といったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、kintoneとGoogle DriveをYoomに連携させます。
- 次に、トリガーとしてkintoneを選択し、「レコードが編集されたら（Webhook起動）」アクションを設定し、レコードの更新を検知するようにします。この際、対象となるkintoneアプリや更新を監視する条件を指定します。
- 続いて、オペレーションでkintoneの「レコードに紐づくファイルキーの取得」アクションを設定し、更新されたレコードに添付されているファイルの情報を取得します。
- 次に、オペレーションとして分岐機能を設定し、取得したファイル情報をもとにファイルが存在する場合のみ、後続の処理に進むよう条件を設定します。
- ファイルが存在する場合、オペレーションでkintoneの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、取得したファイルキーを元に実際のファイルデータをYoom内にダウンロードします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルをGoogle Drive内の指定されたフォルダにアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Driveの「ファイルをアップロードする」オペレーションでは、ファイルの保存先となるGoogle Drive内のフォルダを任意で指定することが可能です。
- アップロードするファイル名についても、kintoneのレコード内の情報（顧客名や案件番号など）を組み込んで動的に命名する設定が可能であり、より検索しやすいファイル管理を実現できます。
■注意事項
- kintone、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記を参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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