freee人事労務で従業員が削除されたら、Boxのフォルダをアーカイブに移動する

■概要

従業員の退職に伴う人事労務の手続きは、多岐にわたる情報を正確に処理する必要があり、手間がかかる業務の一つではないでしょうか。特に、データが保存されたフォルダの整理は、手作業で行うと時間もかかり、アーカイブ漏れなどのミスも発生しがちです。 このワークフローを活用すれば、freee人事労務で従業員が削除されたタイミングをトリガーとして、Box内の該当フォルダを自動でアーカイブ用のフォルダへ移動させることが可能になり、これらの課題を効率的に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• freee人事労務とBoxを利用し、従業員の退職処理に関連する業務を担当している方
• 手作業でのフォルダ整理に時間を要し、他の重要な業務への集中を妨げられている方
• 従業員情報の適切な管理と、退職に伴う情報整理の自動化に関心がある方

■このテンプレートを使うメリット

• freee人事労務での従業員削除後、自動でBox内の関連フォルダがアーカイブされるため、手作業によるフォルダ整理の時間を削減できます。
• 手動でのフォルダ移動時に起こり得る、移動先の誤りやアーカイブ漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、情報管理の正確性が向上します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、freee人事労務とBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が削除されたら（Webhook）」というアクションを設定します。この設定により、freee人事労務側で従業員データが削除された際にフローボットが起動します。
3. 次に、オペレーションでBoxを選択し、「特定フォルダ内のコンテンツを検索」アクションを設定します。ここで、削除された従業員に関連するフォルダを特定するための検索条件を指定します。
4. 最後に、オペレーションで再度Boxを選択し、「フォルダを移動」アクションを設定します。ステップ3で検索・特定したフォルダを、指定したアーカイブ用のフォルダへ自動で移動させます。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxの「特定フォルダ内のコンテンツを検索」アクションでは、検索キーワードの設定が重要です。
  例えば、freee人事労務のトリガーから取得できる「削除された従業員の社員番号」や「氏名」といった情報を変数として埋め込むことで、対象フォルダを動的に特定できます。固定の文字列をキーワードとして使用することも可能です。
• Boxの「フォルダを移動」アクションでは、アーカイブ先のフォルダIDを、ユーザーのBox環境に合わせて正しく指定してください。
• freee人事労務のトリガーである「従業員が削除されたら（Webhook）」を正しく機能させるためには、Yoomで発行されるWebhook URLを、freee人事労務側の適切な箇所に設定する必要があります。

■注意事項

• freee人事労務、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。