■概要
日々の業務でGoogle スプレッドシートに新しい情報やナレッジが追加されるたび、その内容を確認し、要点をまとめて関係者に通知する作業は、時間と手間がかかるのではないでしょうか。特に情報量が多い場合や、迅速な共有が求められる際には、手作業による対応が大きな負担となることもあります。このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートへのナレッジ登録をトリガーに、AI機能が自動で内容を要約し、Gmailで指定の宛先に通知するため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートでナレッジ管理を行い、情報共有の効率化を目指す方
- AIを活用して、登録された情報の要約作業を自動化したいと考えているチームリーダーの方
- 手作業による通知漏れや遅延を防ぎ、業務の正確性を向上させたい担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへのデータ追加からAIによる要約、Gmailでの通知までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による情報の見落としや、要約内容のブレ、通知漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、業務の質を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。これにより、指定したGoogle スプレッドシートに新しい行が追加されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定します。ここで、Google スプレッドシートに追加された情報を基に要約文を生成するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定します。ここで、AIが生成した要約文を本文に含め、指定した宛先にメールを自動送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、フローを起動するスプレッドシートのID、シートID、そしてフローの起動を確認する間隔を任意で設定してください。
- AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、どのような要約文を生成させたいか、プロンプト（指示文）や使用する言語（日本語、英語など）を任意で指定してください。
- Gmailでメールを送るアクションを設定する際に、メールの宛先（To、Cc、Bcc）、件名、そして本文の内容（AIが生成した要約以外の追記情報など）を任意でカスタマイズしてください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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