■概要
クラウドサインで契約書類のやり取りを行う際、書類が取消または却下された後の関連システムへの情報反映は手作業で行っていませんか。例えばジョブカン経費精算・ワークフローへの関連情報の登録など、手作業では手間がかかり、入力ミスや対応漏れも起こりやすくなります。このワークフローを活用すれば、クラウドサインでの書類ステータス変更をトリガーに、ジョブカン経費精算・ワークフローの汎用マスタへのレコード追加が自動化でき、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- クラウドサインとジョブカン経費精算・ワークフローを利用し、書類管理とワークフロー連携に課題を感じている方
- 契約書類のステータス変更に伴う手作業でのデータ入力に時間を取られている総務・法務担当者の方
- 取消・却下された契約情報を関連システムへ正確かつ迅速に反映させたいと考えている業務担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- クラウドサインで書類が取消・却下された際、ジョブカン経費精算・ワークフローへの情報登録が自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ入力や更新作業が不要になるため、入力ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、クラウドサインとジョブカン経費精算・ワークフローをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでクラウドサインを選択し、「書類が取消、または却下されたら」というアクションを設定します。このトリガーは、クラウドサイン上で書類のステータスが取消または却下に変更されたことを検知してフローを開始します。
- 続いて、オペレーションでクラウドサインの「書類情報の取得」アクションを設定し、取消または却下された書類の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでジョブカン経費精算・ワークフローの「汎用マスタにレコードを登録」アクションを設定し、取得した書類情報をもとに、指定した汎用マスタへ新しいレコードとして登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- クラウドサインの「書類が取消、または却下されたら」トリガーの設定において、Yoomがクラウドサインの更新情報を確認する頻度（起動間隔）を任意で調整できます。業務の特性に合わせて、より迅速な連携が必要な場合は間隔を短く、システムの負荷を考慮する場合は間隔を長く設定することが可能です。
- ジョブカン経費精算・ワークフローの「汎用マスタにレコードを登録」オペレーションでは、登録先の汎用マスタや、クラウドサインから取得したどの情報をどの項目に対応付けて登録するかを、ユーザーの運用に合わせて自由に設定できます。
■注意事項
- クライドサイン、ジョブカン経費精算・ワークフローのそれぞれとYoomを連携してください。
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